Mevcut Gemiler İçin
Mevcut gemiler36 için Envanterin I. Kısmı, armatör tarafından geliştirilmelidir. Mevcut gemiler için IHM'nin I. Kısmı için geliştirme süreci için örnekler sağlayan ilgili IMO kılavuzlarına atıfta bulunulmalıdır37. Süreç beş adımı içermelidir:Gerekli Bilgilerin Toplanması
IMO yönergelerine uygun olarak gerçekleştirilmelidir. Gemi sahibi, gemiyle ilgili olarak makul olarak mevcut tüm belgeleri elde etmek için mümkün olan her çabayı göstermelidir.Toplanan Bilgilerin Değerlendirilmesi
Toplanan bilgiler, SRR38'in Ek I'inde atıfta bulunulan tüm HM'yi kapsayacak şekilde değerlendirilmelidir. SRR'nin Ek II'sine dahil edilen HM, mümkün olduğu kadar değerlendirilmelidir.Görsel/Örnekleme Kontrol Planının Hazırlanması
IMO yönergelerine ve bu kılavuzun hükümlerine uygun olarak bir "görsel/örnekleme kontrol planı" (VSCP) hazırlanmalıdır. VSCP'nin hazırlanmasının ardından, mevcut riskleri belirlemek ve HM araştırması ve örnekleme sırasında izlenecek gerekli önlemleri ve güvenlik prosedürlerini belirlemek için bir risk değerlendirmesi yapılmalıdır39.Yerleşik Görsel/Örnekleme Kontrolü
Hedefli örnekleme, IMO yönergelerine uygun olarak ve bu belgenin 4.5.1 bölümünde açıklandığı gibi önceden belirlenmiş bir örnekleme metodolojisine atıfta bulunarak gerçekleştirilmelidir.Rastgele örnekleme, bu belgenin 4.5'inde örnekleme yönteminde açıklandığı gibi önceden belirlenmiş bir örnekleme yöntemine atıfta bulunularak da gerçekleştirilebilir.
HM anketini ve örneklemeyi yürüten kurum, bu rehber dokümanda tanımlanan koşullar altında çalışan bu rehber dokümanda tanımlandığı gibi bir HM uzmanı olmalıdır.
Armatör, Envanterin ilk hazırlanmasından sonra (örneğin bir gemi satın alırken veya geminin onarımı veya dönüştürülmesinden sonra) mevcut gemilerde rastgele numune numunesi almak için bir politika oluşturabilir. Bu bağlamda, yeni bir gemide rastgele örnekleme yapılmasıyla aynı süreç, mümkün olduğu kadar uygulanabilir40.
Envanterin I. Bölümünün ve İlgili Belgelerin Hazırlanması
Son olarak, IHM, IMO kılavuzlarının41 Ek 2'sinde belirtilen standart format doldurularak hazırlanmalıdır. Tanımlanan HM'lerin yerini gösteren bir diyagram da hazırlanmalıdır. Toplanan belgeler, gemiyi operasyonel ömrü boyunca takip etmesi gereken bir arşivde listelenmelidir42.Mevcut gemiler için IHM'nin I. Kısmını geliştirmeye yönelik akış diyagramı, IMO kılavuzlarının Ek 4'ünde açıklanmıştır ve AB SRR'ye göre IHM'nin geliştirilmesi için aşağıdaki süreç sırasında danışılmalıdır.
